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 Date de mise à jour : Octobre 2009
    
Note de la Commission Nationale Informatique et Liberté :
En conformité avec la délibération N°2006-138 du 9 mai 2006 décidant de la dispense de déclaration des traitements constitués à des fins d'information ou de communication externe (dispense n°7 - JO n°128 du 3 juin 2006). La Commission nationale de l'informatique et des libertés, vu la convention n°108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 24, II ; vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ; après avoir entendu Mme Isabelle Falque-Pierrotin, commissaire, en son rapport et Mme Pascale Compagnie, commissaire du Gouvernement, en ses observations ; formule les observations suivantes : les traitements constitués à des fins d'information ou de communication externe sont des traitements courants ne paraissant pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée des personnes dans le cadre de leur utilisation régulière. La Commission estime en conséquence qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 24.II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et de dispenser ces traitements de toute formalité déclarative préalable.
Décide :
- Article 1er : sont dispensés de déclaration les traitements constitués à des fins d'information ou de communication externe comportant des données sur des personnes physiques qui répondent aux conditions suivantes.
- Article 2 : Finalités du traitement - Les traitements doivent avoir pour seules finalités la constitution et l'exploitation d'un fichier d'adresses à des fins d'information ou de communication externe se rapportant au but ou à l'activité poursuivie par la personne physique ou morale qui met en oeuvre le traitement, à l'exclusion de toute sollicitation commerciale. Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site Internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.
- Article 3 : Données traitées - Les données traitées pour la réalisation des finalités décrites à l'article 2 sont : - identité : nom, prénoms, adresse et numéro de téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie, adresse de courrier électronique ; vie professionnelle : adresse professionnelle, qualité ou fonction, titres et distinctions ; centres d'intérêts, à l'exclusion de ceux qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l'appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatifs à la santé ou à la vie sexuelle des personnes (article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ; données de connexion (date, heure, adresse Internet protocole de l'ordinateur du visiteur, page consultée) à des seules fins statistiques d'estimation de la fréquentation du site. Les données enregistrées ne peuvent faire l'objet d'autres traitements, ni d'interconnexions ou de mise en relation avec d'autres applications. Les données enregistrées ne peuvent être utilisées à des fins de démarchage politique, électoral ou commercial.
- Article 4 : Destinataires des données - Peuvent seules être destinataires des données, les personnes habilitées relevant des services ayant pour mission d'assurer la diffusion des informations visés à l'article 3.
- Article 5 : Information des personnes concernées - Les personnes concernées sont informées, au moment de la collecte de leurs données, de l'identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d'opposition, d'accès et de rectification ainsi que des modalités d'exercice de leurs droits. À l’occasion de toute opération d'information ou de communication externe, les droits d'accès, de rectification et d'opposition doivent être rappelés aux personnes concernées. Lorsque le responsable du service de communication au public en ligne utilise des procédés de collecte automatisés de données tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations stockées dans l'équipement terminal de connexion de l'utilisateur ou à inscrire, par la même voie, des informations dans son équipement terminal de connexion (par exemple : cookies, applets Java, composants active X ou autre code mobile), les utilisateurs sont informés de la finalité de l'utilisation de ces procédés et des moyens dont ils disposent pour s'y opposer.
- Article 6 : Durée de conservation et mise à jour des données - Les données visées à l'article 3 sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités définies à l'article 2 et sont mises à jour annuellement.
- Article 7 : Sécurité - Le responsable de traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. L'accès au traitement se fait au moyen d'un mot de passe individuel régulièrement renouvelé ou par tout autre dispositif au moins équivalent.
- Article 8 : Transmissions de données vers des pays tiers à l'Union européenne - Ne peuvent prétendre au bénéfice de l'exonération les traitements automatisés comportant la transmission de données à caractère personnel vers des pays tiers à l'Union européenne, y compris lorsque cette transmission est réalisée à des fins de sous-traitance. Ces traitements font l'objet de formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL dans les conditions prévues par la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
- Article 9 : Effets de la dispense de déclaration - Les traitements répondant aux conditions visées aux articles 2 à 7 peuvent être mis en œuvre sans délai et sans déclaration préalable auprès de la CNIL. La dispense de déclaration n'exonère le responsable de tels traitements d'aucune de ses autres obligations prévues par les textes applicables à la protection des données à caractère personnel.

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